Упрощенная HTML-версия
162
На основі
Перспективного плану
щорічно створюються
переліки
документів, що
підлягають оцифруванню, визначається послідовність їх оцифрування в рамках даного року
(Додаток № 3).
Черговість оцифрування
визначається цінністю та інформаційною значимістю
документів, їх фізичним станом, інтенсивністю звернень до них, а також наявністю
технічних і кадрових можливостей.
Переліки узгоджуються із задіяними у роботі зі створення ЕФК структурними
підрозділами (в першу чергу з відділом забезпечення збереження, в якому знаходяться на
зберіганні документи, що підлягають скануванню) і затверджуються дирекцією ННСГБ
НААН.
При
річному плануванні
робіт з оцифрування в показники включаються такі графи:
• найменування і номери фондів, колекцій, номери описів, одиниць зберігання,
найменування документів;
• кількість документів, що підлягають оцифруванню, у відповідних одиницях
зберігання;
• обсяг одиниць зберігання для фотодокументів - в сторінках / аркушах / кадрах.
• формат документів;
• категорія складності документів (див. Додаток № 23);
•
відмітка про виконання - дата оцифрування, № і дата акту про передачу на зберігання
зовнішнього носія, маркування зовнішнього носія;
• шифри зберігання електронних майстер-копій;
• шифри зберігання електронних робочих копій.
(Прим .: останні три пункти заповнюються за фактом виконання робіт).
Оцифрування проводиться з дотриманням систематизації одиниць зберігання в опису.
Ведення
Перспективного плану
та щорічних
переліків
документів, що підлягають
оцифруванню, у формі комп'ютерної бази даних із створенням обов'язкової щорічної
роздруківки обох документів.
1.7. Структурні підрозділи для створення ЕФК
Створення ЕФК
планується й організовується як самостійний вид роботи.
Роботи зі створення електронного фонду користування здійснюється
спеціальним
підрозділом, на який покладено функції зі створення електронних копій документів,
виходячи з конкретних обставин (наявності штатних одиниць, співробітників, обладнання,
обсягів робіт тощо).
Створення ЕФК розглядається з залученням додаткового функціоналу співробітників
інших підрозділів.
1.8. Кількісний склад фахівців структурного підрозділу зі створення ЕФК. (мінімум 5
осіб)
Методист
Функціонал: прийом документів на сканування, ведення обліку ЕФК (ЕФК-М, ЕФК-Р, ЕФК-
Ч), контроль якості виконання робіт при передачі електронних копій на зберігання,
моніторинг питань повторного сканування, здача документів до сховища після сканування,
передача на зберігання маркованих носіїв з ЕФК.
Оператор сканування
Функціонал: проведення операцій сканування, шифровка електронних копій;
Оператор запису зовнішніх носіїв
Функціонал: запис електронних копій на носії, маркування носіїв.
Інженер
Облік використання робочих копій, технічне обслуговування комп'ютерної техніки,
періодичне тестування носіїв інформації з ЕФК (ЕФК-М, ЕФК-Р, ЕФК-Ч)
Спеціаліст з графічної обробки
цифрових копій та підготовки копій другого і
наступних поколінь (при необхідності).